Hissedemediğimiz, dokunamadığımız, geri alamadığımız ama her an eksilen ve kontrolü oldukça zor olan bir kavramdan bahsedeceğiz.

Zaman Yönetimi

Zaman; kimileri tarafından gün, ay, yıl gibi geniş bölünen; anları takip etmek için saniye, dakika, saat gibi daha detaylı bölünen ve her an akıp giden bir varlıktır. İçinde telaşı, yorgunluğu, hüznü bir o kadar da mutluluğu barındıran bu varlık bizi kovalıyor gibi. Bugün ne zaman geçmiş haline geldi, beklediğimiz gelecek nasıl göz açıp kapanıncaya kadar yaşandı anlayamıyoruz bile. O yüzden anlaşılmak, kovalanmamak, telaş etmemek için bulunduğumuz zamanı yönetmeli ve değerlendirmeliyiz. Zaman yönetimindeki engelleri önümüzden kaldırmak ile başlayabiliriz.

İlk Engel: Zaman Mitleri

1. Çok çalışırsam yaptığım işte başarılı olurum.
2. Yapmam gereken her şeyi yazmalıyım.
3. Planladığım programa uymadığımda, hiçbir şey yapmamış olurum.
4. Yaptığım iş/ayırdığım zaman mükemmel olmalı.

     Daha da uzatabildiğimiz bu zaman mitleri, zamanımızı değerlendirmenin önünde büyük bir engel. Yaptığımız her şey mükemmel olmayabilir ama zamandan kurtarabildiğimiz her verimli dakika son hedef başarı için önemli bir adım olacaktır.

2.Engel: Biyolojik Döngü

     Zaman yönetimi kişisel bir olgudur. Meşguliyetler, hedefler, hedef için ayrılan zaman dilimi ve en önemlisi vücudun biyolojik döngüsü. Sayılan bu faktörler, zamanı kendi açımızdan yönetebilme sınırımızı belirler. Uyku;Hayatımızın önemli bir kısmını kaplayan uyku, zamanımızı kıymetli hale getirmede önemli bir konumdadır. Her bedenin kendine ait bir uyku zamanı bulunur. Bazen 6, bazen 8... Bedenimizin uyku ihtiyacını ve uyku saatlerini tespit ederek rutinleştirmekle ilk adımı atmalıyız. Beslenme;Zaman yönetimi noktasında bir diğer önemli alan, (sağlıklı) beslenme. Beslenme düzeni ile depresyon ve stres arasında yüksek ilişki bulunmaktadır. Düzensiz beslenme, dengesiz beslenme vücudun hormonal ve kimyasal dengesini bozar ve motivasyonu oldukça düşürür. Düşen bir motivasyon ile zamanı yönetmek mümkün mü? Dinlenme;Vücudun ihtiyaç duyduğu bir dinlenme vakti olmalıdır. Dinlenme esnasında yorucu olmayan aktiviteler yapılabilir.  Ancak hem bedenin hem zihnin dinlenebileceği sakin ortam oluşabilmelidir. Düzenli uyku iyi bir dinlenme imkanı sunar. Hedef; neden zamanı yönetmek istiyoruz sorusuna kuvvetli bir hedef koyabilirsek, motivasyonumuzu daha az kaybedeceğimiz bir alan sağlamış oluruz.

ETKİLİ ZAMAN VE ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİ
     En Kıymetli Zamanın Tespiti: Kişisel zamanımızın yönetilebilir olmasını istiyorsak, beynimizin hangi zaman aralığında iyi motive olduğunu tespit etmemiz gerekir. En kıymetli zaman demek kendi verimliliğimizin en yüksek olduğu, kendimizi en iyi hissettiğimiz zaman anlamına gelir. Sabah, öğle, ikindi, bir yemek sonrası... Düşünmek, yazmak, çalışmak, karar vermek, okumak gibi birçok faaliyete ayıracağımız zaman dilimini tespit etmek.

     Kıymetli Zaman Aktivitesi: Bundan sonra o zaman dilimini ne ile dolduracağımız belilenmeli. Evet zamanı yönetmek istiyorum ama ne yapacağım? Hedefler, kazançlar, yapılmak istenenler artık ne denirse…  Zaman aktivitesi belirlenirken, hedeflere dönük olmasına dikkat edelim.

     Kıymetli Zaman Sırası: İkinci olarak yapacağımız şeyleri bir sıraya koymalıyız, ertelenenler, ertelenemeyenler…  Zaman içinde yapacaklar sıraya konarken önemli (acil), daha az önemli şeklinde bir sıralama yapılmalıdır.

     Pareto İlkesi-80/20 Kuralı: Düşmanımız olan, zamanın kendisi değil, onu kullanışımızdır. 80/20 ilkesi daha az eylemde bulunmamız gerektiğini söyler. Eylem, düşünceyi kovar. Zamanı çarçur etmemiz, çok fazlasına sahip olmamızdandır.(1)

     Ay Işığı Yöntemi: Bazen gecenin bir vakti uyandığınızı, yatakta uyanık oturduğunuzu ve fikirlerin birbirlerinin üstünde tepindiğini hissedersiniz. Bu fikirleri bir kenara atıp uyumaya çalışmak yerine aklımızdaki fikirler henüz tazeyken onları not edin. (Artık başucunuzda bir defter tutmanız gerekecek.) Ay ışığı yöntemi, sabahın erken saatlerinde yatakta çalışmak demektir. Eğer o anki zihinsel faaliyetleriniz meyve verecek gibi duruyorsa hemen ışığı açın ve notlar alın. Bu yöntem uykusuzluk problemi çekenler için faydalı olabilir.(2)

     Pomodoro Tekniği: Zamanlayıcı kullanarak zamanı etkili kullanmayı sağlayan bir sistemdir.  Bu yöntemde, herhangi bir zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarladıktan sonra çalışmaya başlanıyor. Belirlenen 25 dakikanın sona ermesiyle 5 dakikalık kısa bir mola yer veriliyor. Toplamda harcanan bu 30 dakikalık süreye 1 Pomodoro deniyor. Yapılacak işin yoğunluğuna göre arka arkaya 4 Pomodoro yapılabiliyor. Her 4 Pomodoro sonrasında ise 20-30 dakikalık daha uzun bir mola verilmesi öneriliyor.

     Kanban Tekniği: İlk olarak “Yapılacaklar” başlığı oluşturuluyor ve altına maddeler halinde yapılacak işler sıralanıyor. İkinci bölümde, şu an yapmakta olduğunuz işler “Yapıyor Olduklarım” başlığı altında maddeler halinde yazılıyor.  Daha önce “Yapılacaklar” bölümünde yer alan ve şu an yapılmaya başlanan işler de bu başlık altına kaydediliyor. Son başlık ise bitirilen işlerin toplandığı bölüm. “Yapıyor Olduklarım” bölümündeki işler bitirildiğinde bu başlık altına yazılıyor. Buradaki amaç; bitirilmiş işleri görmemizi sağlayarak, diğer işlerin bitirilmesi için bizi motive etmek.

     Eisenhower Matrisi:

• Acil ve Önemli: Öncelikli olarak yapmanız gereken, bitiş süresi yaklaşmış veya ertelenemeyecek olan işleri ifade ediyor.
• Acil Değil ve Önemli: Uzun vadede yapılması gereken önemli işleri belirtmek için kullanılıyor. Hemen yapılması gerekli olmayan, fakat belirli bir süre içinde yapılması şart olan işleri belirtiyor.
• Acil ama Önemsiz: Sizin belirlemediğiniz şekilde ortaya çıkan planlanmamış işleri belirtiyor. Aniden gelen acil e-mailler, telefonlar buna örnek oluşturabiliyor.
• Acil Değil ve Önemsiz: Yapmanız gereken, yaparsanız aradan çıkacak ama yapmazsanız da bir şey kaybettirmeyecek işler bu kısımda yer alıyor.

BAŞARI
Başarı Senin İçin Ne Demek?

Hedeflerden, beklentilerden, yaşam şartlarından ve dünyaya geliş amacımızda ulaştığımız her madde bizim başarılı olduğumuzu hissettiren bir süreçtir. Ancak hedeflere bağlı olarak başarı tanımlamaları da zaman yönetimi gibi kişiden kişiye değişir.

Bu nedenle ilk soru: Başarı Nedir?

Başarı üzerine kişisel olarak konuşulabilecek çok şey vardır. Kısa sürede bu konulara değinmekten ziyade, nasıl başarılı olabilirim, cümlesinin yanıtını arayabiliriz. Başarının da zaman gibi bir nimet olduğunu biliyoruz. Ancak her başarıya giden yolun da zaman ve bilgi açısından bize kattıklarını unutmayalım.

Kaynakça:

(1)Güçlü, N. (2001). Zaman yönetimi. Kuram ve Uygulamada Eğitim Yönetimi, 25(25), 87-106.

(2)Adair, J. (2006). Etkili zaman yönetimi. Babıali Kültür Yayıncılığı.